Es legal firmar documentos por WhatsApp en Colombia? Qué tiene validez y cómo evitar fraudes en 2026

Con 49,1 millones de accesos a internet móvil y una adopción masiva de mensajería instantánea, cada vez más contratos y créditos se gestionan desde el celular. Un informe advierte que la clave no es el canal, sino los controles que respalden cada trámite. Le explicamos.

Bogotá, febrero de 2026. Le llega un mensaje por WhatsApp para firmar un crédito, un contrato laboral o un arrendamiento. Le piden una foto de la cédula, una selfie y aceptar unos términos. Todo toma pocos minutos y no tiene que salir de casa. Para muchos colombianos, este proceso ya reemplazó la visita a una oficina o notaria. Pero surge la duda inevitable: ¿eso realmente el valido ante la ley? ¿O es solo un intercambio de mensajes sin mayor respaldo?

Colombia cerró 2025 con 49,1 millones de accesos a internet por el celular, lo que representa una cobertura cercana al 92 % de la población, según el Ministerio TIC. Además, más del 90 % de los internautas usa WhatsApp con frecuencia, de acuerdo con DataReportal. Con ese nivel de uso, era cuestión de tiempo para que los trámites financieros, laborales y comerciales migren al teléfono móvil.

Según un informe de AUCO —empresa tecnológica especializada en detección de fraude con modelos matematicos avanzados y firmas electrónicas—, cada vez más compañías están validando identidad y firmando contratos a través de WhatsApp, especialmente en créditos de bajo monto, contratación laboral y arriendos.

La ley colombiana permite la firma electrónica desde hace más de dos décadas. De hecho, la Ley 527 de 1999 reconoce que un documento digital puede tener el mismo valor que uno físico, siempre que cumpla ciertas condiciones. En otras palabras, no es el medio lo que le da validez, sino la forma en que se realiza el proceso.

Cuando un mensaje por chat se convierte en compromiso real

Santiago Montoya, CEO de AUCO, explica que no todo lo que se envía por mensajería equivale a una firma válida. “Responder ‘acepto’ en un chat no necesariamente significa que haya un contrato con respaldo legal. Para que exista validez, debe haber un sistema que garantice que el documento no fue alterado y que quien firma es realmente la persona correcta”, afirma.

En términos sencillos, deben cumplirse tres cosas: que el contenido no pueda modificarse después, que se pueda comprobar quién firmó y que el documento quede guardado y disponible como prueba.

Por eso, no se trata solo de enviar fotos o escribir un mensaje en WhatsApp. Plataformas como Auco, incluyen validaciones adicionales, como verificación del rostro en tiempo real, revisión de la cédula para evitar suplantaciones, incluso, preguntas de seguridad, todo desde WhatsApp

De acuerdo con el informe, la mayoría de acuerdos entre personas o empresas privadas puede formalizarse de esta manera: contratos laborales, pagarés, cartas de instrucciones para créditos, arriendos y acuerdos comerciales. Lo que no puede hacerse así son trámites que por ley deben pasar por notaría, como la compraventa de un inmueble.

Montoya también destaca que este modelo puede ampliar el acceso. “Muchas personas no usan correo electrónico con frecuencia, pero sí saben manejar su WhatsApp. Llevar la validación y la firma electrónica a ese entorno facilita que más ciudadanos accedan a créditos, empleo o educación sin desplazamientos largos”, señala.

¡Ojo! con la delgada línea entre facilidad y engaño

El avance de estos mecanismos también ocurre en un contexto de mayor exposición al fraude digital. Los mensajes por WhatsApp son uno de los canales más usados por los delincuentes para hacerse pasar por entidades financieras o empresas reconocidas.

El problema no es la herramienta en sí, sino la falta de verificación. Antes de aceptar un trámite desde el celular, conviene revisar varios puntos básicos: confirmar que la empresa exista y tenga canales oficiales verificables; leer los términos y la política de tratamiento de datos; asegurarse de que haya un proceso claro de validación de identidad; descargar y guardar el documento final; y desconfiar si le piden dinero anticipado o lo envían a enlaces sospechosos.

“Un proceso digital bien hecho puede incluso ser más seguro que uno presencial, porque permite detectar documentos falsos o intentos de suplantación con mayor precisión. Pero el ciudadano debe asegurarse de que realmente haya controles y no asumir que todo mensaje tiene respaldo legal”, advierte Montoya.

Finalmente, el informe de AUCO prevé que en 2026 aumentará hasta un 30 % las verificaciones y firma electrónica en WhatsApp, como validación facial en tiempo real, deteccion de documentos falsos y preguntas de seguridad dentro del mismo proceso. La tendencia apunta a que cada vez menos trámites se realizarán sin confirmar plenamente la identidad de quien interviene.

Para el ciudadano de a pie la conclusión es simple: firmar desde el celular puede ser válido y práctico, pero no es un simple mensaje. Detrás debe existir un procedimiento que garantice seguridad y respaldo legal.